Документы по пожарной безопасности организации: полный перечень

Оглавление

• Введение
• 1. Нормативная правовая база пожарной безопасности организации
• 2. Приказы по пожарной безопасности
• 3. Положение о пожарной безопасности и инструкции по мерам пожарной безопасности
• 4. Журналы по пожарной безопасности
• 5. Документы по обучению работников мерам пожарной безопасности
• 6. Техническая документация, акты проверок и планы эвакуации
• 7. Документация при осуществлении лицензируемой деятельности в области пожарной безопасности
• 8. Практические рекомендации по организации и ведению документации

Введение

Ведение документации по пожарной безопасности является одной из фундаментальных обязанностей руководителя любой организации. Правильно оформленные и актуальные документы позволяют обеспечить реальную защиту жизни и здоровья работников, сохранность имущества, а также создать доказательную базу соответствия требованиям законодательства при проведении проверок. Отсутствие или ненадлежащее ведение таких документов часто становится причиной привлечения к административной ответственности и наложения значительных штрафов.

Документация по пожарной безопасности выполняет несколько важных функций одновременно. Во-первых, она регламентирует внутренний порядок обеспечения пожарной безопасности на объекте. Во-вторых, фиксирует факты проведения обязательных мероприятий — инструктажей, проверок, технического обслуживания. В-третьих, служит подтверждением выполнения требований контролирующих органов. В современных условиях, когда требования к пожарной безопасности регулярно уточняются, наличие полного и актуального пакета документов становится необходимым условием стабильной работы организации.

Состав документации зависит от вида деятельности организации, категории объекта по пожарной опасности, наличия систем противопожарной защиты и того, осуществляется ли лицензируемая деятельность в области пожарной безопасности. Тем не менее существует базовый перечень документов, который рекомендуется иметь практически в любой организации. В настоящей статье подробно рассматриваются основные виды документов, их назначение, нормативные основания и практические особенности ведения.

1. Нормативная правовая база пожарной безопасности организации

Система нормативного регулирования в области пожарной безопасности строится на нескольких ключевых федеральных законах и подзаконных актах. Знание этих документов позволяет правильно формировать локальную документацию организации и понимать требования проверяющих органов.

Основные нормативные правовые акты

• Федеральный закон от 21.12.1994 № 69-ФЗ «О пожарной безопасности» — определяет общие правовые, экономические и социальные основы обеспечения пожарной безопасности, права и обязанности органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и граждан.
• Федеральный закон от 22.07.2008 № 123-ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности» — устанавливает обязательные требования к объектам защиты, системам противопожарной защиты, а также к процессам проектирования, строительства и эксплуатации.
• Постановление Правительства РФ от 16.09.2020 № 1479 «Об утверждении Правил противопожарного режима в Российской Федерации» (с изменениями) — содержит конкретные требования к организации противопожарного режима, содержанию территорий, зданий, помещений, а также к действиям персонала при пожаре.
• Приказ МЧС России от 16.12.2024 № 1120 «Об определении порядка, видов, сроков обучения лиц, осуществляющих трудовую или служебную деятельность, по программам противопожарного инструктажа, требований к содержанию указанных программ, порядка их утверждения и согласования и категорий лиц, проходящих обучение по дополнительным профессиональным программам в области пожарной безопасности» — регулирует вопросы обучения работников мерам пожарной безопасности и формы подтверждающих документов.
• Постановление Правительства РФ от 28.07.2020 № 1128 «О лицензировании деятельности по монтажу, техническому обслуживанию и ремонту средств обеспечения пожарной безопасности зданий и сооружений» — определяет порядок лицензирования и лицензионные требования для организаций, выполняющих работы в области пожарной безопасности.
• Приказ МЧС России от 31.07.2020 № 571 «Об утверждении перечня оборудования, необходимого для осуществления деятельности по монтажу, техническому обслуживанию и ремонту средств обеспечения пожарной безопасности зданий и сооружений» — устанавливает требования к техническому оснащению лицензиатов.

При разработке локальных документов организации необходимо опираться именно на эти нормативные акты. Любые внутренние положения и инструкции не могут противоречить требованиям федеральных законов и постановлений Правительства Российской Федерации. Регулярный мониторинг изменений в законодательстве позволяет своевременно вносить корректировки в документацию организации.

2. Приказы по пожарной безопасности

Приказы являются основными организационно-распорядительными документами, с помощью которых в организации устанавливается противопожарный режим и распределяется ответственность. Каждый приказ должен быть издан в письменной форме, подписан руководителем и доведён до сведения всех заинтересованных лиц под роспись.

Приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность

Данный приказ является одним из первых документов, который необходимо оформить в любой организации. В нём указывается конкретное должностное лицо (или несколько лиц по направлениям деятельности), на которое возлагаются обязанности по обеспечению пожарной безопасности. В приказе прописываются права и обязанности ответственного лица, порядок его взаимодействия с руководителем и другими структурными подразделениями, а также меры ответственности за неисполнение возложенных функций.

Приказ об установлении противопожарного режима

Этот приказ утверждает внутренние правила противопожарного режима на объекте. В нём определяются места для курения (если они предусмотрены), порядок хранения легковоспламеняющихся и горючих материалов, правила эксплуатации электрооборудования, порядок проведения огневых работ и другие организационные меры. Приказ разрабатывается на основании Правил противопожарного режима и конкретизирует их применительно к особенностям конкретной организации.

Приказ о порядке и сроках обучения персонала мерам пожарной безопасности

Приказ устанавливает порядок проведения всех видов противопожарных инструктажей, утверждает программы обучения, определяет лиц, ответственных за проведение инструктажей, и сроки их проведения. С 1 сентября 2025 года при разработке этого приказа необходимо учитывать требования Приказа МЧС России от 16.12.2024 № 1120, который ввёл обновлённые формы и порядок обучения.

Приказ об утверждении инструкции о мерах пожарной безопасности

Этим приказом вводится в действие основной локальный нормативный акт организации — инструкция о мерах пожарной безопасности. В приказе указывается дата введения документа в действие, лица, ответственные за его соблюдение, и порядок ознакомления работников с его требованиями.

Приказ о проведении противопожарных тренировок

Документ регламентирует периодичность и порядок проведения противопожарных тренировок, определяет состав комиссий, ответственных за их проведение, и порядок оформления результатов. Регулярные тренировки позволяют проверить готовность персонала к действиям при пожаре и выявить недостатки в организации эвакуации.

Приказ о запрете курения

Приказ может быть издан как отдельный документ или включён разделом в приказ об установлении противопожарного режима. В нём определяются места, где курение запрещено, и меры ответственности за нарушение установленного запрета. Наличие такого приказа помогает снизить риск возникновения пожара от неосторожного обращения с огнём.

3. Положение о пожарной безопасности и инструкции по мерам пожарной безопасности

Положение о пожарной безопасности и инструкция о мерах пожарной безопасности относятся к основным локальным нормативным актам организации. Несмотря на схожесть названий, эти документы имеют разное назначение и содержание.

Положение о пожарной безопасности

Положение обычно утверждается как комплексный документ, определяющий организационную структуру системы пожарной безопасности на предприятии. В нём прописываются цели и задачи обеспечения пожарной безопасности, права и обязанности руководителя и работников, порядок взаимодействия с пожарной охраной, система контроля за состоянием пожарной безопасности, а также порядок разработки и утверждения других документов. Положение может включать описание процедур внутреннего аудита и порядок реагирования на выявленные нарушения.

Инструкция о мерах пожарной безопасности

Инструкция является более прикладным документом и разрабатывается для конкретного объекта или вида работ. В ней подробно описываются:

• порядок содержания территории, зданий и помещений;
• требования к хранению веществ и материалов;
• правила эксплуатации электроустановок и отопительных приборов;
• действия работников при обнаружении пожара;
• порядок эвакуации людей и материальных ценностей;
• места размещения первичных средств пожаротушения и правила пользования ими.

Инструкция должна быть доступна для ознакомления всем работникам и регулярно актуализироваться при изменении планировки помещений, технологических процессов или нормативных требований.

4. Журналы по пожарной безопасности

Журналы являются основным инструментом фиксации фактов проведения обязательных мероприятий по пожарной безопасности. Ведение журналов позволяет продемонстрировать контролирующим органам системную работу по обеспечению пожарной безопасности и своевременное выполнение требований законодательства.

С 1 сентября 2025 года форма журнала учёта инструктажей по пожарной безопасности утверждена Приказом МЧС России от 16.12.2024 № 1120. Использование именно этой формы является обязательным. Остальные журналы ведутся по формам, рекомендованным нормативными документами или разработанным организацией самостоятельно с учётом специфики деятельности.

Ключевые журналы и их назначение

Все журналы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью организации (при наличии). Записи вносятся своевременно, разборчиво и без исправлений. При отсутствии записей в журнале в течение длительного времени проверяющий орган вправе квалифицировать это как нарушение требований пожарной безопасности.

5. Документы по обучению работников мерам пожарной безопасности

Обучение работников мерам пожарной безопасности является обязательным требованием законодательства. С 1 сентября 2025 года порядок, виды и сроки обучения регулируются Приказом МЧС России от 16.12.2024 № 1120. Документальное подтверждение проведённого обучения служит важным доказательством выполнения организацией своих обязанностей при проверках и расследовании происшествий.

Виды противопожарных инструктажей

В соответствии с Приказом МЧС России от 16.12.2024 № 1120 проводятся следующие виды инструктажей:

• Вводный инструктаж — при приёме на работу, перед допуском к самостоятельной работе.
• Первичный инструктаж на рабочем месте — до начала самостоятельной работы.
• Повторный инструктаж — не реже одного раза в год (для отдельных категорий — чаще).
• Внеплановый инструктаж — при изменениях в законодательстве, технологическом процессе, после происшествий.
• Целевой инструктаж — перед выполнением разовых работ повышенной опасности.

Каждый вид инструктажа имеет утверждённую программу, которая должна разрабатываться с учётом специфики объекта и вида деятельности. Программы утверждаются руководителем организации и согласовываются в случаях, предусмотренных нормативными актами.

Документы, подтверждающие обучение

Факт проведения инструктажей фиксируется в журнале учёта инструктажей по пожарной безопасности (форма утверждена Приказом МЧС России от 16.12.2024 № 1120). Дополнительно для лиц, ответственных за пожарную безопасность, и работников, проходящих обучение по дополнительным профессиональным программам, оформляются протоколы и выдаются удостоверения установленного образца. Отсутствие документов об обучении при проверке может повлечь наложение административного штрафа на организацию и должностных лиц.

Категории работников, проходящих дополнительное обучение

Приказ МЧС России от 16.12.2024 № 1120 определяет категории лиц, которые обязаны проходить обучение по дополнительным профессиональным программам в области пожарной безопасности. К ним относятся руководители организаций, главные специалисты технического профиля, а также ответственные за пожарную безопасность на объектах с одновременным пребыванием 50 и более человек или на объектах повышенной пожарной опасности. Документы о таком обучении должны храниться в организации и предъявляться по требованию проверяющих органов.

6. Техническая документация, акты проверок и планы эвакуации

Помимо организационно-распорядительных документов, организация должна располагать комплектом технической документации, подтверждающей соответствие систем противопожарной защиты и первичных средств пожаротушения установленным требованиям.

Планы эвакуации

Графические и текстовые планы эвакуации разрабатываются для всех зданий и помещений, в которых одновременно могут находиться 10 и более человек. Планы должны соответствовать требованиям нормативных документов, содержать схему путей эвакуации, указания по действиям при пожаре и места размещения средств пожаротушения. Актуализация планов проводится при перепланировке помещений или изменении функционального назначения.

Декларация пожарной безопасности

Декларация пожарной безопасности составляется для определённых категорий объектов защиты в соответствии с требованиями Федерального закона от 22.07.2008 № 123-ФЗ. В документе указываются расчётные значения пожарного риска, перечень реализованных мероприятий по обеспечению пожарной безопасности и сведения о соответствии объекта требованиям технических регламентов. Декларация регистрируется в территориальном органе МЧС России.

Акты и протоколы проверок систем противопожарной защиты

На объектах, оборудованных системами пожарной сигнализации, оповещения и управления эвакуацией, автоматическими установками пожаротушения и дымоудаления, ведётся следующая техническая документация:

• Паспорта на системы и отдельные технические средства.
• Акты приёмки систем в эксплуатацию.
• Протоколы и акты периодических проверок и испытаний (не реже одного раза в квартал для отдельных видов оборудования).
• Журналы эксплуатации систем противопожарной защиты.
• Договоры на техническое обслуживание с лицензированными организациями.
• Акты о проведении огневых работ и контрольных проверок.

Все акты и протоколы должны содержать конкретные результаты измерений и проверок, а также подписи ответственных лиц. Хранение технической документации организуется таким образом, чтобы она была доступна для проверяющих органов в течение установленных сроков.

7. Документация при осуществлении лицензируемой деятельности в области пожарной безопасности

Организации, осуществляющие монтаж, техническое обслуживание и ремонт средств обеспечения пожарной безопасности зданий и сооружений, обязаны соблюдать дополнительные требования к документации в рамках лицензирования. Лицензионные требования установлены Постановлением Правительства РФ от 28.07.2020 № 1128.

Основные документы для соискателя лицензии

Для получения лицензии МЧС России организация представляет пакет документов, включающий сведения о квалификации персонала, наличии необходимого оборудования и системы контроля качества работ. Ключевыми являются:

• Документы, подтверждающие образование и стаж работы специалистов (дипломы, трудовые книжки, удостоверения о повышении квалификации).
• Документы на оборудование, необходимое для выполнения лицензируемых видов работ (в том числе контрольно-измерительные приборы).
• Договор страхования гражданской ответственности за причинение вреда вследствие недостатков работ.
• Документы, подтверждающие наличие производственных помещений и условия для хранения оборудования.

Особое внимание лицензирующий орган уделяет наличию и исправности контрольно-измерительных приборов, используемых при проверке параметров систем пожарной безопасности. Точность измерений напрямую влияет на качество выполняемых работ и безопасность объектов.

Ведение документации лицензиатом

После получения лицензии организация обязана вести учёт выполненных работ, хранить исполнительную документацию, акты приёмки и протоколы проверок. Регулярное обновление документов о состоянии оборудования и квалификации персонала позволяет успешно проходить плановые и внеплановые проверки лицензирующего органа.

Для организаций, проходящих процедуру лицензирования МЧС или поддерживающих работоспособность систем пожарной безопасности на объектах, важно располагать точными и надёжными контрольно-измерительными приборами. В таких случаях рекомендуется купить комплект специализированного оборудования по оптимальной цене — это позволяет обеспечить соответствие всех измеряемых параметров нормативным требованиям и избежать замечаний при проверках.

8. Практические рекомендации по организации и ведению документации

Эффективная система документации по пожарной безопасности строится на нескольких ключевых принципах, которые помогают минимизировать риски нарушений и упростить взаимодействие с контролирующими органами.

Рекомендации по ведению и хранению документов

• Назначить ответственное лицо за ведение и актуализацию всей документации по пожарной безопасности.
• Вести журнал учёта документов с указанием даты утверждения, ответственного лица и сроков очередной актуализации.
• Хранить оригиналы документов в специально отведённом месте с ограниченным доступом; при необходимости создавать заверенные копии.
• Сроки хранения большинства документов по пожарной безопасности составляют не менее трёх лет, отдельные виды технической документации — в течение всего срока эксплуатации объекта.
• При переходе на электронный документооборот обеспечить возможность вывода документов на бумажный носитель по требованию проверяющих органов.
• Проводить внутренние аудиты документации не реже одного раза в год с оформлением соответствующих актов.

Типичные ошибки при ведении документации

Наиболее распространёнными нарушениями являются: отсутствие актуальных редакций документов, отсутствие подписей работников об ознакомлении, неполное заполнение журналов, отсутствие актов проверок систем противопожарной защиты, а также использование устаревших форм журналов. Своевременное выявление и устранение таких недостатков позволяет избежать штрафных санкций и повысить реальный уровень пожарной безопасности на объекте.

Правильно организованная система документации по пожарной безопасности не только обеспечивает соответствие законодательству, но и создаёт основу для эффективного управления рисками. Регулярное обучение персонала, своевременное обновление документов и контроль за техническим состоянием средств пожарной безопасности позволяют существенно снизить вероятность возникновения пожара и минимизировать возможные последствия.

Для организаций, проходящих процедуру лицензирования МЧС или поддерживающих работоспособность систем пожарной безопасности на объектах, важно располагать точными и надёжными контрольно-измерительными приборами. В таких случаях рекомендуется купить комплект специализированного оборудования по оптимальной цене — это позволяет обеспечить соответствие всех измеряемых параметров нормативным требованиям и избежать замечаний при проверках.