Журналы и учетные формы по пожарной безопасности

Оглавление

• Введение
• Нормативная база ведения журналов и учетных форм по пожарной безопасности
• Журнал регистрации инструктажей по пожарной безопасности
• Журнал проверок пожарной безопасности и другие учетные формы
• Практические рекомендации по ведению, хранению и использованию журналов
• Заключение

Введение

Пожарная безопасность на предприятии или в организации — это не только наличие исправных огнетушителей, пожарных кранов и автоматических систем. Не менее важным элементом является система учета и документирования всех противопожарных мероприятий. Журналы и учетные формы по пожарной безопасности позволяют фиксировать факты проведения инструктажей, проверок состояния средств защиты, устранения выявленных нарушений и других действий, направленных на снижение пожарной опасности.

Эти документы выполняют несколько ключевых функций. Во-первых, они служат доказательством выполнения требований законодательства при проверках государственным пожарным надзором. Во-вторых, помогают внутреннему контролю: ответственный за пожарную безопасность может отслеживать сроки и качество проводимых мероприятий. В-третьих, полная и правильно оформленная документация является одним из обязательных условий при прохождении лицензирования деятельности в области монтажа, технического обслуживания и ремонта систем пожарной безопасности.

Отсутствие журнала, наличие в нем исправлений, отсутствие подписей или записей о проведении инструктажей и проверок часто становится основанием для наложения административных штрафов. В отдельных случаях проверяющие органы могут вынести предписание о приостановке деятельности до устранения нарушений. Поэтому ведение журналов — это не формальная обязанность, а инструмент, который помогает организации работать спокойно и в рамках закона.

В практике встречаются разные виды журналов: журнал регистрации инструктажей по пожарной безопасности, журнал проверок пожарной безопасности, журнал учета первичных средств пожаротушения, журнал испытаний внутреннего противопожарного водопровода и другие. Каждый из них имеет свои особенности заполнения и хранения. В данной статье подробно рассмотрены наиболее распространенные формы, требования к ним и практические аспекты организации учета.

Нормативная база ведения журналов и учетных форм по пожарной безопасности

Требования к ведению журналов и учетных форм по пожарной безопасности закреплены в нескольких нормативных правовых актах федерального уровня. Основополагающим документом выступает Федеральный закон от 21.12.1994 № 69-ФЗ «О пожарной безопасности». В статье 37 этого закона установлено, что руководители организаций несут персональную ответственность за обеспечение пожарной безопасности, включая организацию обучения работников, проведение противопожарных мероприятий и ведение необходимой документации.

Более конкретные правила содержатся в Постановлении Правительства РФ от 16.09.2020 № 1479 «Об утверждении Правил противопожарного режима в Российской Федерации». В разделе, посвященном обучению мерам пожарной безопасности, определено, что с работниками организаций должны проводиться противопожарные инструктажи, а их результаты подлежат регистрации в специальном журнале. Правила также устанавливают обязанности ответственных лиц по регулярной проверке состояния эвакуационных путей, средств пожаротушения и систем противопожарной защиты с обязательной фиксацией результатов таких проверок.

Приказ МЧС России от 12.12.2007 № 645 «Об утверждении Норм пожарной безопасности «Обучение мерам пожарной безопасности работников организаций»» детализирует порядок проведения инструктажей, их виды, содержание программ и требования к лицам, которые имеют право проводить обучение. Хотя этот приказ не утверждает единую обязательную форму журнала, именно он на практике служит основой для разработки внутренних форм учета в организациях.

Дополнительные требования могут содержаться в сводах правил, регламентирующих эксплуатацию конкретных систем пожарной безопасности. Например, при эксплуатации автоматических установок пожаротушения и пожарной сигнализации результаты проверок и технического обслуживания заносятся в журналы эксплуатации, форма которых часто приводится в эксплуатационной документации на оборудование или в соответствующих сводах правил.

Важно понимать, что форма журнала в большинстве случаев не является жестко унифицированной на федеральном уровне. Руководитель организации вправе утвердить собственную форму, однако она должна содержать все сведения, необходимые для подтверждения факта проведения мероприятия. При проверке инспектор оценивает не столько внешний вид журнала, сколько полноту и достоверность содержащихся в нем записей.

Журнал регистрации инструктажей по пожарной безопасности

Журнал регистрации инструктажей по пожарной безопасности — один из основных документов, подтверждающих, что работники организации прошли обучение мерам пожарной безопасности. Согласно Постановлению Правительства РФ № 1479, проведение противопожарных инструктажей обязательно для всех работников независимо от должности, стажа работы и характера выполняемых обязанностей. Результаты каждого инструктажа должны быть зафиксированы в журнале.

Существует несколько видов противопожарных инструктажей, каждый из которых имеет свои цели и периодичность проведения. Вводный инструктаж проводится со всеми вновь принимаемыми на работу лицами, а также с командированными и проходящими производственную практику. Его задача — ознакомить человека с общими правилами пожарной безопасности на объекте, расположением первичных средств тушения, эвакуационных выходов и действиями при возникновении пожара.

Первичный инструктаж проводится непосредственно на рабочем месте до начала самостоятельной работы. Он учитывает специфику конкретного участка, оборудования и технологических процессов. Повторный инструктаж проводится периодически для закрепления знаний — не реже одного раза в год, а для работников объектов с повышенной пожарной опасностью — не реже одного раза в шесть месяцев.

Внеплановый инструктаж проводится при изменении технологического процесса, после пожара или несчастного случая, а также при выявлении нарушений требований пожарной безопасности. Целевой инструктаж необходим перед выполнением разовых работ, связанных с повышенной опасностью, например, при проведении огневых работ или уборке горючих отходов.

Все перечисленные инструктажи подлежат регистрации в журнале. Отсутствие записи расценивается проверяющими органами как факт непроведения инструктажа. Поэтому заполнение журнала должно быть своевременным и аккуратным.

Форма журнала разрабатывается и утверждается руководителем организации. При этом она должна позволять однозначно установить дату проведения инструктажа, его вид, краткое содержание или номер программы, фамилии и должности участников, а также лицо, проводившее инструктаж. Все участники и проводивший инструктаж обязаны поставить собственноручные подписи. Использование факсимиле или заполнение журнала «задним числом» недопустимо.

Журнал обычно ведется в бумажном виде. Страницы нумеруются, прошнуровываются и скрепляются печатью организации. Это исключает возможность несанкционированного изъятия или добавления листов. Электронная форма журнала допускается при условии использования квалифицированной электронной подписи и возможности по первому требованию проверяющих органов распечатать все записи за любой период.

Срок хранения журнала регистрации инструктажей составляет не менее одного года с даты последней записи. На практике рекомендуется хранить документ дольше — особенно если в организации проводились проверки или имели место случаи возгорания. Полные и правильно оформленные записи в журнале часто становятся решающим аргументом при доказательстве выполнения требований пожарной безопасности.

Журнал проверок пожарной безопасности и другие учетные формы

Журнал проверок пожарной безопасности предназначен для фиксации результатов регулярных осмотров и контроля состояния противопожарной защиты объекта. В отличие от журнала инструктажей, который отражает обучающие мероприятия, данный журнал фиксирует контрольные действия — проверки эвакуационных путей, средств пожаротушения, технических систем и организационных мер.

Согласно Постановлению Правительства РФ № 1479, ответственный за пожарную безопасность обязан систематически проверять состояние объекта. В журнал заносятся дата проверки, перечень проверенных элементов (эвакуационные выходы, огнетушители, пожарные краны, системы оповещения и т.д.), выявленные нарушения, сроки их устранения и отметка о выполнении работ. Такая запись позволяет проследить динамику состояния пожарной безопасности и своевременно реагировать на недостатки.

На практике часто ведутся как общий журнал проверок пожарной безопасности, так и специализированные журналы для отдельных видов оборудования и систем. Например, журнал учета огнетушителей содержит сведения о заводском номере, дате выпуска, дате последней перезарядки и технического обслуживания, результатах внешнего осмотра и следующей плановой дате проверки. Аналогичные журналы заводят для пожарных рукавов, соединительных головок, внутренних пожарных кранов и гидрантов.

При проведении проверок технических параметров — давления воды в трубопроводах внутреннего противопожарного водопровода, температуры в помещениях с горючими материалами, работоспособности датчиков пожарной сигнализации — обязательно применяются поверенные контрольно-измерительные приборы. Результаты измерений заносятся в журнал и служат объективным подтверждением соответствия или несоответствия установленным нормам.

Периодичность проверок определяется требованиями нормативных документов и внутренними регламентами организации. Ежедневные осмотры эвакуационных путей и выходов обычно проводит ответственный за пожарную безопасность. Ежемесячные проверки первичных средств пожаротушения и систем оповещения выполняются по графику. Более сложные испытания (например, проверка работоспособности автоматических установок пожаротушения) проводятся специализированными организациями с соответствующей лицензией МЧС, а результаты также фиксируются в учетных формах.

Правильно организованное ведение журнала проверок позволяет не только своевременно устранять выявленные недостатки, но и демонстрировать контролирующим органам системный подход к обеспечению пожарной безопасности. При плановой или внеплановой проверке инспектор в первую очередь знакомится именно с этими документами, оценивая, насколько регулярно и качественно в организации осуществляется контроль за состоянием противопожарной защиты.

Практические рекомендации по ведению, хранению и использованию журналов

Эффективная организация работы с журналами и учетными формами по пожарной безопасности требует системного и последовательного подхода. Прежде всего необходимо назначить ответственное лицо, на которое возлагаются обязанности по ведению, контролю и хранению документации. Это может быть инженер по пожарной безопасности, специалист по охране труда или иной сотрудник, прошедший специальную подготовку и обладающий достаточными знаниями нормативных требований. Назначение оформляется приказом руководителя организации с четким указанием круга обязанностей, включая своевременное проведение инструктажей, проверок и внесение записей в журналы.

Важным этапом является разработка и утверждение внутренних форм журналов. Хотя федеральное законодательство не устанавливает единого обязательного образца для большинства учетных форм, каждая форма должна содержать минимальный набор реквизитов, позволяющих однозначно подтвердить факт проведения мероприятия. К таким реквизитам относятся дата, вид мероприятия, его содержание или программа, сведения об участниках и проводившем лице, а также их собственноручные подписи. Формы утверждаются приказом руководителя и вводятся в действие после ознакомления с ними всех причастных работников. При необходимости в формы включают дополнительные графы для фиксации результатов измерений, выполняемых с использованием контрольно-измерительных приборов.

Качество заполнения записей напрямую влияет на их юридическую значимость. Все сведения должны вноситься своевременно, разборчивым почерком, без помарок и исправлений. При обнаружении ошибки неправильная запись зачеркивается одной тонкой чертой, рядом проставляется правильная запись, указывается дата исправления и ставится подпись лица, внесшего изменение. Применение корректирующих жидкостей, лент или иных средств, позволяющих скрыть первоначальную запись, категорически недопустимо и может быть расценено как фальсификация документов.

Хранение журналов должно обеспечивать их физическую сохранность и возможность оперативного предоставления по первому требованию проверяющих органов. Бумажные журналы рекомендуется хранить в отдельном шкафу или сейфе, защищенном от влаги, прямых солнечных лучей и несанкционированного доступа. Страницы предварительно нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью организации. Электронные версии журналов должны дублироваться на резервных носителях и защищаться паролем. Сроки хранения определяются внутренними положениями организации, однако они не могут быть меньше минимальных сроков, установленных законодательством для документов данного вида.

Регулярный внутренний контроль позволяет выявлять и устранять недостатки в ведении документации до прихода внешних проверяющих. Ответственный за пожарную безопасность проводит периодические выборочные проверки записей, сверяет фактические даты проведения инструктажей и проверок с утвержденными графиками, убеждается в наличии всех необходимых подписей и отметок об устранении нарушений. Результаты таких внутренних ревизий целесообразно фиксировать в отдельном акте или журнале внутреннего контроля. Это создает дополнительный уровень защиты и демонстрирует руководству организации реальную картину состояния пожарной безопасности.

При подготовке к плановой или внеплановой проверке, а также к процедуре лицензирования в МЧС рекомендуется заблаговременно провести полную ревизию всех журналов и учетных форм. Необходимо убедиться в отсутствии пропусков в нумерации страниц и записей, проверить наличие подписей всех участников мероприятий, убедиться, что выявленные ранее нарушения имеют отметки об устранении с указанием сроков и ответственных лиц. Особое внимание следует уделить записям, содержащим результаты измерений технических параметров, поскольку именно они часто становятся предметом пристального изучения инспекторов. Наличие полного комплекта правильно оформленных и актуальных документов существенно повышает вероятность положительного исхода проверки или лицензионной процедуры.

В современных условиях все больше организаций переходят на комбинированные системы учета, при которых бумажные журналы дублируются в электронном виде. Такой подход облегчает поиск информации, позволяет быстро формировать отчеты и снижает риск утраты данных. Однако при использовании электронных форм необходимо обеспечить возможность их распечатки в любой момент и наличие квалифицированной электронной подписи у лиц, вносящих записи. Переход на электронный документооборот должен быть закреплен внутренним приказом и согласован с требованиями законодательства о защите персональных данных и архивном деле.

Обучение работников правилам заполнения журналов также играет важную роль. Даже самый совершенный бланк не принесет пользы, если сотрудники не понимают, какие сведения и в каком порядке необходимо вносить. Проводить такое обучение рекомендуется в рамках вводного или первичного противопожарного инструктажа, а также при изменении форм или порядка ведения документации. Ответственный за пожарную безопасность должен быть готов ответить на любые вопросы коллег и при необходимости провести дополнительное разъяснение.

Заключение

Ведение журналов и учетных форм по пожарной безопасности представляет собой неотъемлемую и крайне важную составляющую системы обеспечения противопожарной защиты на любом объекте. Правильно организованный учет позволяет не только выполнить требования Федерального закона от 21.12.1994 № 69-ФЗ «О пожарной безопасности» и Постановления Правительства РФ от 16.09.2020 № 1479 «Об утверждении Правил противопожарного режима в Российской Федерации», но и создать прозрачную, объективную картину состояния пожарной безопасности для руководства организации, работников и контролирующих органов.

Журнал регистрации инструктажей по пожарной безопасности и журнал проверок пожарной безопасности, а также сопутствующие учетные формы помогают своевременно фиксировать все ключевые мероприятия, отслеживать их периодичность, содержание и результаты. Это снижает риски возникновения пожаров, связанных с недостаточной информированностью персонала или неисправностью технических средств, и обеспечивает постоянную готовность объекта к действиям в случае чрезвычайной ситуации.

Для организаций, осуществляющих или планирующих деятельность, требующую наличия лицензии МЧС на монтаж, техническое обслуживание и ремонт систем пожарной безопасности, качественная и полная документация становится одним из определяющих факторов успешного прохождения лицензионной процедуры. Инспекторы обращают внимание не только на формальное наличие журналов, но и на полноту, достоверность, актуальность и правильность оформления содержащихся в них сведений. Любые пробелы или неточности могут повлечь за собой отказ в выдаче лицензии или наложение штрафных санкций.

В современных условиях, когда при проведении проверок и испытаний систем пожарной безопасности, внутреннего противопожарного водопровода и других технических средств широко применяются точные измерения, особое значение приобретает использование надежных и поверенных контрольно-измерительных приборов. Чтобы все необходимые параметры фиксировались с требуемой точностью, соответствовали нормативным значениям и могли быть объективно подтверждены, многие руководители организаций решают купить комплект специализированного оборудования для прохождения лицензии МЧС. Цена на такие наборы сегодня вполне доступна для предприятий различного масштаба, а их применение существенно упрощает процесс подготовки к проверкам, снижает вероятность замечаний со стороны контролирующих органов и повышает общий уровень пожарной безопасности на объекте.

Соблюдение рассмотренных в статье требований к ведению журналов и учетных форм, системный подход к их хранению и использованию позволяют организациям уверенно работать в правовом поле, минимизировать риски привлечения к административной ответственности и создавать безопасные условия труда для всех сотрудников. Регулярное внимание к документации в сфере пожарной безопасности — это инвестиция в стабильность и защищенность бизнеса.

Материал подготовил технический директор НПП "КИПОФФ" Березин Александр Сергеевич